KI-Telefonie für deutsche Dienstleister

Kein Anruf geht verloren.
Kein Mitarbeiter wird unterbrochen.

Orqestra übernimmt Ihre eingehenden Anrufe mit KI — von der Annahme bis zum fertigen Ticket. DSGVO-konform, in 14 Tagen einsatzbereit.

Erstgespräch buchen →
✓ DSGVO-konform ✓ EU-Hosting ✓ Kostenlose Testphase
9:41
Eingehender Anruf
Orqestra KI-Assistent
KI-Telefonie Demo
Tippen zum Annehmen
Ablehnen
Annehmen
Klingt das bekannt?

Wo täglich Zeit
und Vertrauen verloren gehen.

Studien und Branchenbefragungen zeigen: Die größten Belastungen in der Hausverwaltung sind keine Ausnahmen — sie sind der ganz normale Betrieb.

34 %
Erreichbarkeit
Eigentümer warten Tage auf eine Reaktion
Mieter und Eigentümer, die nicht gehört werden, eskalieren — oder wechseln den Verwalter.
VDIV Branchenbericht 2024
68 %
Zeitverschwendung
Aller Anrufe sind vorhersehbare Routinefragen
Gleiche Fragen täglich neu beantwortet — von Ihren qualifiziertesten Mitarbeitern.
Property Management Communication Report 2023
20 h+
Manueller Aufwand
Monatlich allein für Instandhaltungsanfragen
39 % der Verwalter — bei großen Verwaltungen deutlich mehr. Jedes Gespräch bedeutet manuelle Nacharbeit.
Buildium Property Management Report 2023
44 %
Kundenbindung
Fast jeder zweite Eigentümer ist unzufrieden
Kommunikation, Transparenz, digitale Prozesse — die drei meistgenannten Kritikpunkte laut YouGov.
YouGov Umfrage Deutschland 2022
1 : 1
Skalierung
Wachstum und Personalaufwand direkt gekoppelt
Jede neue Einheit erhöht das Anrufvolumen. Fachkräftemangel macht jedes Wachstumsziel zur Personalplanung.
Branchenanalyse Immobilienverwaltung 2024
24/7
Notfallbereitschaft
Schäden halten keine Geschäftszeiten
Kritische Meldungen kommen rund um die Uhr. Ohne Bereitschaft: Folgeschäden, Haftung, verlorenes Vertrauen.
Branchenpraxis · Eigene Erhebung
So funktioniert es

Drei Schritte.
Null Aufwand für Sie.

Von der Anrufannahme bis zum fertigen Dashboard – alles läuft automatisch.

Eingehender Anruf
+49 172 ··· ···
Live
Heizung defekt ⚡ Dringend EG links
KI erfasst Anliegen...
24/7 erreichbar — auch am Wochenende
Natürliche Gesprächsführung auf Deutsch
Alle Anrufdaten automatisch erfasst
Anliegen, Kategorie & Dringlichkeit erkannt
01 — KI-Telefonie

Ihr KI-Assistent nimmt jeden Anruf entgegen

Egal ob Montag um 8 oder Sonntag um 23 Uhr — Ihr KI-Assistent nimmt jeden Anruf professionell entgegen. Er erkennt das Anliegen, führt das Gespräch natürlich und erfasst alle relevanten Informationen.

1
Anruf beendet
🎫
Ticket erstellt — Prio: Hoch
Neu
KI-Empfehlung: Kontaktiere T. Bauer
☎ 0911 456 789 · t.bauer@example.de · E-Mail vorausgefüllt
KI
📅
Termin Di, 14:00 eingebucht
✉️
Bestätigung versendet
👤
Zugewiesen an M. Weber
Kein manueller Schritt nötig
Läuft sofort nach dem Anruf
Prioritäten & Kategorien automatisch
Funktioniert für alle Eingangskanäle
02 — Automatisierung

Aus Gesprächen werden fertige Tickets

Nach jedem Anruf passiert alles automatisch: Tickets werden erstellt, Termine gebucht, E-Mails verschickt, Mitarbeiter zugewiesen. Kein manueller Schritt nötig — vom Anruf bis zur Lösung.

2
94
Tickets gelöst
98%
Erreichbarkeit
4.8h
Reaktionszeit
Anrufe diese Woche
Anrufe pro Tag
KI-Zusammenfassungen & Handlungsempfehlungen
Team-Verwaltung mit Aufgabenzuweisung
Tickets, Termine & Anrufe auf einen Blick
Echtzeit-Analytics & KPI-Charts
03 — Dashboard

Alles auf einen Blick — Ihr Team arbeitet ab

Alle Tickets, Termine und Anrufprotokolle landen in einem übersichtlichen Dashboard. Ihr Team sieht sofort, was zu tun ist — mit KI-Zusammenfassungen, Prioritäten und klaren Handlungsempfehlungen.

3
So funktioniert's

Orqestra verbindet alles.
Automatisch.

Von jedem Eingangskanal direkt in Ihre Workflows — Orqestra steht im Zentrum Ihrer Kommunikation.

Eingangskanäle
📞
Anruf
24/7 KI-Annahme
💬
WhatsApp
Chat-Nachrichten
✉️
E-Mail
Automatisch geparst
📱
SMS
Eingehende Texte
Orqestra
⚡ Echtzeit KI
Automatische Aktionen
🎫
Ticket erstellt
Kategorisiert & priorisiert
📅
Termin gebucht
Direkt im Kalender
📧
E-Mail gesendet
Bestätigung an Anrufer
🔔
Team benachrichtigt
Push, SMS oder E-Mail

+ weitere Integrationen auf Anfrage · Jetzt besprechen →

Anbindung an Ihre bestehenden Systeme
etg24
Casavi
Domus
fluks
facilioo
ALCO
Karthago
iX-Haus
Haufe PowerHaus
Wodis
Immoware
RELion
etg24
Casavi
Domus
fluks
facilioo
ALCO
Karthago
iX-Haus
Haufe PowerHaus
Wodis
Immoware
RELion
+ weitere Integrationen auf Anfrage
Was das für Sie bedeutet

Mehr Kapazität.
Ohne mehr Personal.

Was KI-Telefonie konkret für Ihre Hausverwaltung bedeutet — belegt durch Branchen- und Produktdaten.

Mitarbeiterentlastung
0 %

der Anfragen autonom gelöst

Standardfragen, Schadensmeldungen, Terminbuchungen — der KI-Assistent übernimmt. Ihr Team konzentriert sich auf das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht: komplexe Anliegen, Eigentümerbeziehungen, Wachstum.

Conversational AI Benchmark 2024
Kosteneinsparung
0 %

Servicekosten pro Kontakt

KI-Telefonie kostet einen Bruchteil eines menschlichen Telefondienstes. Routineaufgaben, die bisher Mitarbeiterstunden verschlangen, laufen jetzt automatisch — ohne Qualitätsverlust.

IBM Customer Service Report 2024
Skalierungspotenzial
bis 0×

mehr Einheiten — dasselbe Team

Hausverwaltungen mit KI-Automatisierung bewältigen bis zu dreimal mehr Einheiten pro Mitarbeiter. Wachstum wird zur Entscheidung, nicht zur Personalfrage.

GVD Immobilienverwaltung Case Study
Verfügbarkeit
24/7

Erreichbarkeit ohne Kompromisse

Kein Anruf geht verloren. Kein Anrufer landet in der Mailbox. Rund um die Uhr, sieben Tage die Woche — professionell, freundlich und vollständig auf Ihren Betrieb eingestellt.

Orqestra Produktversprechen

Alles an einem Ort.
Ansehen, handeln, erledigen.

So sieht es aus, wenn Ihr KI-Assistent das Telefon übernimmt.

dashboard.orqestra-solutions.de
+ Ticket
⟳ Sync
O
Orqestra Verwaltungszentrale
Verwaltung
Dashboard
Tickets 12
Termine 8
Kontakte
Voice Agent 156
Tools
Analytics
Einstellungen
Integrationen
Google Sheets
n8n Workflows
ElevenLabs
2 Notfall-Tickets – Sofortige Bearbeitung erforderlich
Anzeigen
Guten Tag
Samstag, 4. April 2026 · Letzte Synchronisierung: vor 2 Min.
0
Tickets
0
Offen
0
Notfall
0
Termine
0
Erledigt %
Tickets nach Kategorie
HeizungWasserElektrikSchimmelSchlüsselMangelSonst.
Status-Verteilung
89%
Letzte Aktivitäten
!
TK-0047 Notfall erstellt – Rohrbruch
vor 12 Min.
📋
TK-0046 Status → Erledigt
vor 34 Min.
📅
Termin Besichtigung 4B bestätigt
vor 1 Std.
📞
Voice Agent 3 Anrufe autonom gelöst
vor 2 Std.
2 Notfall-Tickets – Sofortige Bearbeitung erforderlich
Alle Status ▾
Alle Prioritäten ▾
Alle Mitarbeiter ▾
⬇ CSV
ListeBoard
IDBeschreibungZuständigStatusPrio
TK-47Rohrbruch Keller – Haus 7S. WeberDringendNOTFALL
TK-46Heizungsausfall Whg. 3AM. FischerDringendNOTFALL
TK-45Terminanfrage BeratungsgesprächM. FischerOffenNormal
TK-44Schlüsselübergabe Whg. 12AK. BraunErledigtNormal
TK-43Nebenkostenabrechnung RückfrageL. SchmidtErledigtNormal
Alle Status ▾
KartenKalender
Heute — Samstag, 4. April 2026
09:00
Besichtigung Wohnung 4BFrau Schneider · Neuvermietung
Bestätigt
10:30
EigentümerversammlungHaus 3, Konferenzraum
Bestätigt
13:00
Handwerker vor OrtRohrbruch Whg. 2A · Müller Sanitär
Ausstehend
15:00
BeratungsgesprächHerr Müller · Mietvertrag
Bestätigt
16:30
Übergabe StellplatzHerr Weber · TG Ebene 2
Bestätigt
Alle Typen ▾
Name / FirmaTelefonTyp
FS
Frau Schneider
Mieterin · Haus 4
0911 234 567
Mieter
HM
Herr Müller
Eigentümer · 3 Einheiten
0911 345 678
Eigentümer
MS
Müller Sanitär GmbH
Handwerkspartner
0911 456 789
Dienstleister
SW
Herr Weber
Mieter · Stellplatz TG2
0911 567 890
Mieter
FB
Frau Becker
Mieterin · Haus 7, Whg. 3A
0911 678 901
Mieter
Voice Agent Analytics
Orqestra Voice Agent · ElevenLabs
0
Anrufe gesamt
2:18
Ø Dauer
0
Erfolgsquote %
0
Notfall-Anrufe
Anruf-Timeline
● Aktiv — Frau BeckerReklamation Nebenkosten
Seit 1:42 · Läuft
Herr SchmidtTerminbuchung → Ticket #314 erstellt
14:23 · 3:15 Min.
Frau YilmazFAQ beantwortet · Kein Ticket
13:58 · 0:48 Min.
Herr KleinHeizungsausfall → Weiterleitung an Mitarbeiter
13:41 · 2:07 Min.
Agent-Konfiguration
Orqestra Voice
Patrick
GPT-4o
Deutsch
0
Anrufe gesamt
0
Autonom gelöst %
2:18
Ø Gesprächszeit
0
Erreichbarkeit %
Anrufe pro Woche
Routing
68%
Autonom gelöst
Leistungskennzahlen
Autonom gelöst
94 %
Erreichbarkeit
98 %
Zufriedenheit
91 %
Weiterleitung
6 %
Allgemein
Voice Agent aktiv
KI nimmt eingehende Anrufe entgegen
E-Mail-Benachrichtigungen
Bei neuen Tickets und dringenden Anrufen
Automatische Tickets
Erstellt Tickets aus jedem Anruf automatisch
Anrufweiterleitung
Dringende Anrufe an Mitarbeiter weiterleiten
DSGVO-Modus
Erweiterte Datenschutzkonformität
Notfall-Eskalation
Sofort-Benachrichtigung bei Wasserschäden etc.
KI-Empfehlungen Kanban-Board CSV-Export Echtzeit-Daten Ctrl+K Suche DSGVO-konform
Ihr Weg zum Go-Live

In 14 Tagen live.
Kein Risiko.

Vom ersten Gespräch bis zum fertigen System.

Tag 1 – 2

Kick-off & Analyse

Wir lernen Ihr Unternehmen kennen.

Tag 3 – 5

KI-Agent konfigurieren

Voice Agent trainieren: Gesprächsführung, Tonalität, Wissensdatenbank.

Tag 6 – 9

Automatisierung & Dashboard

Workflows bauen, Dashboard einrichten.

Tag 10 – 12

Testphase & Feinschliff

Echtbetrieb testen und optimieren.

Tag 13 – 14

Go-Live

Rufumleitung an, fertig.

14 Tage vom Erstgespräch bis zum fertigen System – garantiert.

Rechnen Sie selbst.

Sehen Sie, was das System pro Jahr einspart.

Anrufe pro Tag 25
Minuten pro Anruf (manuell) 6
KI löst davon autonom 75%
469
Stunden pro Jahr eingespart
Die Ihr Team für wertvolle Arbeit nutzen kann
18.750 €
Geschätzte Kostenersparnis
Bei 40 €/h Mitarbeiterkosten
4.688
Anrufe pro Jahr autonom bearbeitet
Ohne dass ein Mensch eingreifen muss
Preise

Transparent. Fair.
Ohne versteckte Kosten.

Minutenbasiert, monatlich kündbar.

Starter

Für kleine Unternehmen

ab 249 / Monat
inkl. 300 Minuten
  • KI-Voice-Agent, 24/7
  • Automatische Tickets
  • Dashboard & Wissensdatenbank
  • DSGVO-konform
Kostenlos testen
Enterprise

Individuell nach Bedarf

Auf Anfrage
unbegrenzte Minuten
  • Alles aus Professional
  • Unbegrenzte Nummern & User
  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Custom API & SLA
Gespräch vereinbaren

14 Tage kostenlos testen · Monatlich kündbar · Keine versteckten Kosten

Häufige Fragen

Noch Fragen? Gut.

Die wichtigsten Antworten auf einen Blick.

Was passiert, wenn die KI etwas nicht versteht?
+
Wenn die KI ein Anliegen nicht eindeutig zuordnen kann, fragt sie gezielt nach. Falls das nicht reicht, erstellt sie ein Ticket mit allem was sie erfasst hat und leitet bei Bedarf an einen Mitarbeiter weiter. Kein Anruf geht verloren.
Brauche ich neue Software oder Hardware?
+
Nein. Das System läuft auf lizenzierten EU-Servern – Sie brauchen nur einen Browser. Keine eigene Hardware, keine Installation, keine IT-Abteilung nötig.
Wie lange dauert die Einrichtung?
+
In der Regel ist das System innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Wir konfigurieren den Voice Agent auf Ihre Branche, bauen die Wissensdatenbank auf und richten alle Workflows ein.
Welche Daten werden im Gespräch erfasst?
+
Je nach Anliegen: Name, Telefonnummer, Adresse, Kategorie, Beschreibung und Priorität. Bei Terminen zusätzlich Datum, Uhrzeit und Grund. Alles wird strukturiert und automatisch gespeichert.
Kann die KI auch Fragen beantworten, ohne ein Ticket zu erstellen?
+
Ja. Standardfragen – etwa zu Öffnungszeiten, Abläufen oder häufigen Themen – beantwortet die KI direkt aus Ihrer Wissensdatenbank im Gespräch. Nur wenn eine Aktion nötig ist, wird ein Ticket oder Termin erstellt.
Auf welcher Technologie basiert das System?
+
Das System basiert auf führenden KI-Technologien – modernste Sprach-KI für natürliche Telefonate, leistungsstarke Automatisierungsplattformen für Workflows und sichere, lizenzierte EU-Server für Daten und Kommunikation.

Spezialisiert auf Hausverwaltung.
Kompatibel mit jeder Branche.

Kostenloses Erstgespräch

30 Minuten, unverbindlich. Wir zeigen Ihnen, wie das System für Ihr Unternehmen arbeitet.

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Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Antwort innerhalb von 24 Stunden.

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